会议前的准备工作

开会前应该做好哪些准备？

应做好以下几个方面的准备:   检查网络环境是否正常 正确安装协同视频会议系统客户端软件 确保摄像头、耳麦等硬件设备工作正常

加入会议

如何加入一个会议？

输入用户账号及密码登录到协同视频会议系统后，在左侧的组织目录中用鼠标左键双击欲参加的会议，可直接加入到对应的会议。也可以点击工具栏上的“视频会议”按钮，从弹出的会议列表中进入欲参加的会议。

如何申请发言？

会议主席具有发言权。点击视频会议界面左下角的“申请发言”按钮，或操作菜单中的“申请发言”菜单项，会议成员可以申请成为主席来获得发言权。再次点击则取消主席权限，停止发言。成为主席之后，人员列表当中对应的名字后面会增加一个麦克风的小图标，表示处于发言状态，并能进行所有数据操作。一个会议当中同时最多支持四个主席。

如何查看视频？

进入会议后，人员列表中与会者名字后面如果有摄像头图标则表示该与会者有摄像头，并且摄像头工作正常。系统会自动显示会议主席的视频图像，对于其他普通与会者，用户可以通过点击摄像头图标来收看其视频图像。如果可显示的图像数量已经达到了本地显示画面的最大值，就需要先将其他人的视频在本地关掉或者选择一个支持更多视频的显示模式。

主持会议

会议中怎样共享我的数据？

处于发言状态的会议主席，同时具有数据操作权。在默认显示模式下，界面中间部分是数据区域。点击电子白板工具栏中的共享文档按钮，可以共享Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、TXT等文档。还可以实现屏幕共享、文件共享、协同浏览，在已经共享的白板、文档上作标注，添加注释信息。

如何切换桌面布局？

在设置菜单中和显示模式列表中，列出了各种桌面布局显示模式，用户可以自己选择。其中默认显示模式在界面中间部分显示数据区域。

如何进行数据同步操作？

会议里同一时刻只允许一个人拥有数据同步权限，会议主席可以通过点击左下角的“开始数据同步”按钮获取数据同步权限，获得数据同步权限之后，人员列表中对应的用户名称后会显示一个数据同步的图标(两个小电脑)。数据同步人切换界面布局的所有操作会同步到每一个参加会议的用户电脑上，包括对电子白板的翻页操作也同样会进行同步。 会议主持人在进行演讲时，建议使用数据同步功能来控制整个会议。

如何进行文字交流？

视频会议界面的下方为文字交流区，用户可以在此区域与其他用户进行文字交流。公共聊天的信息是对所有人开放的，私聊信息对他人是隐蔽的。

会议中怎样管理与会人员？

会议分为“自由上麦”和“申请上麦”两种模式。“上麦”也就是成为会议主席，能够发言。在自由上麦模式下，按照先申请先上麦的原则；在申请上麦模式下，由会议管理员(名字前面的图标有钥匙)进行会议主席分配。会议中只允许同时存在四位主席用户，欲申请成为会议主席的用户，点击“申请发言”按钮。 会议管理员，可以在用户列表中右键单击与会者的名称，会弹出管理菜单，可以对与会者进行管理操作。如：设为主席、取消出席、请出会议。